Servicii de organizare a evenimentului cultural „West Side Hallo Fest - Echipamente tehnice”

Date despre autoritatea contractantă

Administraţia Comercială Sector 6

• Adresă: Șos. Virtuții, nr.148, etaj 1, sector 6 București, cod poștal 060787, România
• Punct de contact: Compartiment achiziţii publice
• Telefon: +40 213161297
• E-mail: [email protected]

Obiectul achiziţiei

Obiectul achiziției constă în semnarea unui contract, cu o durată de 60 zile calendaristice de la data intrării în vigoare a contractului de servicii, care să stabilească termenii, condițiile precum și cadrul legal, financiar, tehnic și administrativ, în vederea asigurării de către Ofertanți, în condiții de siguranță, operativitate și eficiență financiară, a prestării serviciilor de organizare a evenimentului cultural „West Side Hallo Fest -  Echipamente tehnice” în funcție de necesitățile Achizitorului și în limita bugetului alocat cu această destinație.

Sursa de finanțare

Bugetul local.

Valoarea totală estimată este 580.000,00 lei fără TVA. Suma totală estimată cuprinde contravaloarea tuturor serviciilor solicitate prin caietul de sarcini.

CERINȚE SPECIFICE

Pentru realizarea evenimentului este necesară asigurarea echipamentelor tehnice și logistice, după cum urmează:

1. Scenotehnică

• Scenă acoperită 12m x 10m, structură sustinere layer și prelată din poliplan, cu scară de acces și motoare electrice de ridicare, sisteme de ancorare și sisteme de balastare. Înalțime podină minim 1m.
• Structura de aluminiu modulară tip portal pentru agățarea ecranului led.
• Scenă acoperită 6m x 4m, înalțime podină minim 1m.
• Portal layer intrare festival.

2. Pentru zona de promenadă

• Structura scară zona de food la promenadă.
• Muzică ambientală - sistem sunet (boxe, mixer, laptop, conectică).

3. Echipament de sunet

• Sistem de sunet PA line array cu boxe pasive și amplificatoare, pentru exterior, capabil să acopere o audiență estimată de minim 10.000 de persoane.
• Monitoare de control pentru artiști.
• Mixer de sunet digital.
• Echipamente de backline solicitate prin riderele artiștilor (set de tobe, stație de bass, stație de chitară, DI-uri).
• Microfoane pentru preluarea instrumentelor.
• Microfoane wireless handheld/headset.
• Stative de microfoane.
• Surse de redare pentru materiale audio.
• Kit de DJ cu mixer și surse de redare audio.

4. Echipament lumini

• Sistem de lumini inteligente, convenționale și efecte luminoase pentru scenă care să susțină recitalurile artiștilor.
• Controller DMX.
• Va fi asigurat necesarul de cabluri electrice si de semnal pentru buna functionare a echipamentelor de lumini.

5. Echipament Video

• Ecrane led de exterior cu dimensiunea minimă 9m x 5 m - 1 bucătă.
• Ecrane led de exterior cu dimensiunea minimă 4m x 3 m - 2 bucăți.
• Ecranele trebuie să aibă o rezoluție și luminozitate potrivite pentru a asigura o foarte bună vizibilitate și trebuie să fie capabil să redea poze, prezentări, texte și imagini animate.
• Echipamente care să permită setarea ecranelor led în configurații complexe și sursa de redare a materialelor video, a prezentărilor, a graficii, a fotografiilor digitale etc.
• Camere video - 3 bucăți.

6. Distribuţie şi electrică

• Distribuții electrice, conectică și accesorii pentru alimentarea electrică a tuturor echipamentelor de la scenă
• Sisteme de protecție pentru cabluri electrice și de sunet pentru a evita accidentările ținând cont de fluxul mare de persoane pe perioada evenimentului.
• Generatoare pentru scenă, zona food și comercianți, minim 8 generatoare cu putere cuprinsă între 110 KVA și 220 KVA
• Turnuri de iluminat acces intrare și insula între 6 -10 bucăți
• Combustibil generatoare și turnuri de iluminat în functie de consumul comerciantuilor si zona food si evenimentâ

Conectică asigurată pentru: Vendori food – 45 * 12 Kw consum estimat pentru fiecare vendor

• Expozanti noon food – 35 * 3 kw/ expozant
• Consum decor 20 ghirlande * 1.5 kw
• Consum 10 corturi ateliere  – 10*3 kw/cort
• Furnizorul își va dimensiona instalația electrică mobilă și va prevedea tot necesarul de distribuții electrice, cabluri electrice, prelungitoare electrice astfel încât să fie acoperite din punct de vedere electric tot necesarul.

7. Echipă Tehnică

• Prestatorul va asigura personalul tehnic abilitat pentru asistenţa tehnică pe toată durata desfăşurării evenimentului pentru montarea, operarea şi demontarea echipamentelor.  Oferta va detalia personalul.
• Helperi logistică - 4 zile  joi – duminică) – 8 persoane.
• Prestatorul va desemna un coordonator de proiect (manager) care va colabora în permanență cu reprezentanții autorității contractante. Acesta va coordona întreaga activitate tehnică și logistică.
• Prestatorul va realiza întregul concept grafic, tehnic și logistic.

8. Mențiuni

• Riderele tehnice vor fi stabilite astfel încât echipamentele tehnice și accesoriile să corespundă celor solicitate.
• Se vor pune la dispoziție toate echipamentele conexe și accesoriile necesare funcționării tuturor sistemelor tehnice.
• Pentru o ofertă corespunzătoare, operatorii economici pot vizita amplasamentul.
• Montarea echipamentelor tehnice va fi realizată începând cu data de 24.10.2024, iar demontarea acestora se va face după terminarea evenimentului, dar nu mai târziu de data de 30 octombrie 2024.
• În timpul lucrărilor de asamblare şi dezasamblare a echipamentelor pentru prestaţia artiştilor se vor respecta condiţiile minime privind protecţia mediului, protecția muncii și normele ISU și garantează ca toate chipamentele, prelate, elementele de ridicare si scenotehnic corespund standerdelor ISU/ISCIR.

Solicitări clarificări

• Alte informații și/sau clarificări pot fi obținute la email: [email protected]
• Data limită de primire a solicitărilor de clarificări din partea operatorilor economici: 30.08.2024
• Data limită de transmitere a răspunsului la clarificări de către autoritatea contractantă: 30.08.2024.
• Clarificările vor fi transmise în limba română.

Dată limită de depunere a ofertelor

02.09.2024, ora 10.00.

Oferta depusă după data și ora limită pentru depunerea ofertelor va fi respinsă, returnată nedeschisă.

Documentele ofertei

Oferta trebuie să cuprindă:

• Propunerea tehnică — elaborata astfel încât să respecte în totalitate cerințele din Caietul de sarcini;
• Propunerea financiară – se va completa Formularul de oferta (formularul nr.6 cu anexa aferentă) din secțiunea Formulare.

Pretul ofertei se va exprima în LEI și va rămâne neschimbat pe toată perioada de valabilitate a ofertei.

Se va specifica dacă ofertantul este sau nu plătitor de TVA.

Lipsa formularului de ofertă reprezintă lipsa propunerii financiare, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract ceea ce atrage încadrarea ofertei în categoria ofertelor inacceptabile.

Documentele care însoţesc oferta:

Scrisoarea de înaintare. Se va completa Formularul nr. 1 din sectiunea Formulare. Scrisoarea va fi atașată în afara plicului sigilat.

Modul de prezentare a ofertei

Documentele de calificare și propunerea tehnică și financiară se introduc într-un plic sigilat, marcat cu denumirea și adresa ofertantului, pentru a putea permite returnarea ofertei fără a fi deschisă, în cazul în care oferta respectivă este declarată întârziată.

Plicul va mai contine și mentiunea: A NU SE DESCHIDE ÎNAINTE DE DATA DE 02.09.2024 ora 10.00

NOTĂ: Toate declarațiile vor fi semnate de către reprezentantul legal al operatorului economic sau de către o persoană împuternicită expres de către acesta, mentionându-se în clar numele și prenumele persoanei care semnează orice document care se depune de către operatorul economic. Ofertantii vor preciza de asemenea, în mod obligatoriu, adresa de contact (e-mail) precum persoana de contact și nr. de telefon.

Detalii în Anunţul de participare